เรียนครั้งที่ 4 เทคโนโลยีสำนักงาน

เรื่อง เทคโนโลยีสำนักงาน
        
 การเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ยุคเครื่องจักรของงานสำนักงาน

     - เครื่องพิมพ์ดีด
     - เครื่องพิมพ์ดีดอัตโนมัติ
     - MT/ST(Magnetic
Tape/Selectric Type Writer) และ MC/ST(Magnetic Card/Selectric Type Writer)
  
  - เครื่องประมวลผลคำ (Word processing)

เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (COMPUTER TECHNOLOGY)

     - ปี 1940 คอมพิวเตอร์ถูกใช้ทางวิชาการและทางทหาร
     - ปี 1954 นำ computer มาใช้ในธุรกิจเป็นเครื่องแรก (UNIVAC)
     - เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ต่อธุรกิจได้จำกัดอยู่เฉพาะการประมวลผลข้อมูล
     - ขยายไปสู่การปฏิบัติสำนักงานอื่น ๆ รวมทั้งการประมวลผลคำและการสื่อสาร

    
     คอมพิวเตอร์ คืออะไร

     คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถรับข้อมูลและคำสั่งแล้วนำไปประมวลผล
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

        
 องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์

     - หน่วยรับข้อมูล (Input Unit)
     - หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit: CPU)
     - หน่วยแสดงผล (Output Unit)
     - หน่วยความจำสำรอง (Secondary Storage Unit)

      
   เทคโนโลยีการสื่อสาร (COMMUNICATION TECHNOLOGY)
    
     - Telegraph (โทรเลข)
     - Telephone (โทรศัพท์)
     - Dictation Equipment (เครื่องบันทึกตามคำบอก)
     - Facsimile Teletype Writer
     - Electronic Mail

CONSUMER ELECTRONICS

     สารสนเทศทุกรูปแบบ ข้อมูล ภาพ เสียง วิดีโอ จะถูกเปลี่ยนเป็นสัญญาณดิจิตอลที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและจัดการได้ ผลที่สุดคือ เครื่องมือชิ้นใหม่ที่มีความสามารถและมีประสิทธิภาพมากสำหรับ electronic home และ electronic office

Case : TRUE "ยิ่งรวมกัน ยิ่งดีขึ้น"

     - True Visions (สีชมพู่)
     - True Move (สีเหลือง)
     - True Life (สีเขียวตอง)
     - True Money (สีส้ม)
     - True Online (สีฟ้า)
     - True Corporate Advertising
  
ผู้นำ Convergence เจ้าแรก
        
 การติดต่อสื่อสารในสำนักงาน

  - การติดต่อสื่อสารเป็นกระบวนการในการส่งหรือสื่อและแสดงข้อความทั้งที่เป็นคำพูดและแบบไม่ใช่คำพูด
  
  - ผู้บริหารสำนักงานควรให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารที่มีผลกระทบโดยตรงต่อตัวบุคคลและระบบเครือข่ายอย่างมาก

  
กระบวนการติดต่อสื่อสาร

     - ผู้ส่ง (Sender) เป็นต้นทางของการสื่อสารข้อมูล มีหน้าที่เตรียมสร้างข้อมูล อาจจะเป็นสัญญาณต่าง ๆ
เช่น สัญญาณภาพ ข้อมูล ข้อความและเสียง เป็นต้น
     - การใส่รหัส (Encode) เป็นการเรียบเรียงจัดการในรูปแบบของสัญลักษณ์ (เช่น คำพูด ตัวเลข เป็นต้น)
เพื่อแปลงสภาพส่งต่อไปยังผู้รับ โดยผ่านสื่อต่าง ๆ เป็นช่องทางการติดต่อสื่อสาร
เช่น สายโทรศัพท์ สัญญาณทีวี สายไฟเบอร์ออฟติก หรือแม้แต่คลื่นทางอากาศ (Air Wave)
เป็นต้น
     - ผู้รับ (Receiver) หน้าที่รับข้อมูลที่ส่งมาให้ และพิจารณาข่าวสารโดยการถอดรหัส

        
 กระบวนการติดต่อสื่อสาร

     - การถอดรหัส (Decode) เป็นการแปลงหรือถอดความข่าวสารจากความคิดของผู้ส่งมายังความคิดของผู้รับ ช่วงการส่งผ่านเพื่อสื่อสารจากผู้ส่งจนมาถึงผู้รับ เรียกว่า Transmission ส่วนช่วงส่งข้อมูลสื่อสารกลับให้ทราบเรียกว่า Feedback
     - เสียงรบกวน (Noise) อุปสรรคที่ทำให้การติดต่อสื่อสารไม่ครบถ้วนสมบูรณ์และขาดประสิทธิผลเท่าที่ควร

  
ประเภทการติดต่อสื่อสาร

แบ่งตามโครงสร้างองค์การ
     - Downward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับบนสู่ระดับล่าง ข่าวสารจะมีทิศทางตรงสู่ผู้รับซึ่งอาจมีจำนวนมากกว่า 1 คนก็ได้
     - Upward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับล่างสู่ระดับบนตามสายการบังคับบัญชา
     - Lateral เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับในระดับเดียวกันตามสายงาน

      
ประเภทการติดต่อสื่อสาร

แบ่งตามเป้าหมายในการติดต่อสื่อสาร

     - Internal เป็นการติดต่อสื่อสารภายในองค์การ ซึ่งใช้สื่อภายในสำนักงานสมัยใหม่ประเภทต่างๆ
     - External เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าและสาธาณชน ต้องมีการติดต่อสื่อสารภายนอก
ปัจจุบันมีเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารที่ช่วยให้การสื่อสารกับภายนอกทำให้สะดวก รวดเร็ว และดียิ่งขึ้น

ประเภทการติดต่อสื่อสาร
แบ่งตามรูปแบบ

     - Verbal เป็นการติดต่อสื่อสารประกอบด้วยคำไม่ว่าจะเป็นการเขียนหรือพูด
     - Nonverbal เป็นการติดต่อสื่อสารซึ่งไม่ได้ใช้การพูดหรือเขียน แต่มาจากท่าทาง ทัศนคติ และอารมณ์ ความรู้สึกหรือแม้แต่กิริยาอาการสัมผัส

        
 ประเภทการติดต่อสื่อสาร
แบ่งตามลักษณะการติดต่อสื่อสาร

     - Formal เป็นการติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการ มีลายลักษณ์อักษร หรือสื่อด้วยคำพูดข้อความตามรายงานอย่างชัดเจน
     - Informal เป็นการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ เกิดขึ้นตามสถานการณ์ทั่วไป หรือสถานการณ์ในสภาวะส่วนตัว

        
 สาเหตุของปัญหาอุปสรรคในการติดต่อสื่อสารจากมนุษย์
    
- การรับรู้แตกต่างกัน (Perception) เพราะพื้นฐานการเรียนรู้ การศึกษาประสบการณ์ และประวัติของแต่ละคน มีความแตกต่างกัน
- รูปแบบแตกต่างกัน (Style)    
- สถานภาพแตกต่าง (Status)
- วัฒนธรรม ภาษา มาตรฐาน และพฤติกรรมแตกต่าง
- ความคิดเห็นแตกต่าง
- ความรู้ความชำนาญและความสามารถแตกต่าง
- ปัจจัยอื่นๆ เช่น อารมณ์ (Mood) ทัศนคติ (Attitude) วุฒิภาวะ (Maturity) เป็นต้น

        
 อุปสรรคจากองค์การและสื่อ

     - บรรยากาศและสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
     - สื่อในการติดต่อสื่อสาร
     - เวลา บางครั้งมีแรงกดดันจากเวลาในการติดต่อสื่อสารจากทั้งผู้ส่งและผู้รับ
     - ระยะทาง มีผลต่อการสื่อสารแบบดั้งเดิม

        
 เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร

     - ความสามารถในการสร้าง เก็บ ปฏิบัติการ และสื่อสาร ทุกรูปแบบของข้อมูลในลักษณะของ Digital
มีเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง
     - ความเร็วที่เพิ่้มขึ้นจากระบบเทคโนโลยี
     - เทคโนโลยีใหม่มีขนาดและต้นทุนที่ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ
        
 คุณลักษณะของเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร

     - เวลาและสถานที่ (Time and Place)
     - กิจกรรมร่วมกัน (Interactivity)
     - หลักการ One-to-One, One-to-Many หรือ Many-to-Many
     - คนหรือหัวข้อเรื่อง (Person or Subject)

        
 ปัจจัยการเลือกใช้เทคโนโลยีที่ถูกต้องและเหมาะสม
     - Message    
     - Audlence
     - Context
     - Time
     - Cost and Profit

  
       ผลกระทบของเทคโนโลยีในสำนักงาน

     - ผลิตภาพและการจ้างงาน
     - การกระจายและการรวมงาน
     - ความได้เปรียบเชิงแข่งขันและความเสี่ยง
     - ข้อมูลข่าวสารมากเกินไป ทำให้เกิดผลกระทบต่อเวลา
     - ความปลอดภัยและความส่วนตัว
     - ความชำนาญงานที่ต้องการ

        
 ระบบเครือข่้ายเทคโนโลยีในสำนักงาน

        
 ระบบเครือข่ายในทางคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีข้อมูล หมายถึง
การสื่อสารข้อมูลหรือสารสนเทศระหว่างคอมพิวเตอร์ซึ่งมีการใช้งานอยู่ในที่ต่าง ๆ กัน
เช่น ในสำนักงาน ระหว่างองค์การในประเทศหรือระหว่างองค์การที่อยู่คนละประเทศ
  
            - เครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Internet)
            - อินทราเน็ต (Intranet)
            - เอ๊กซ์ทราเน็ต (Extranet)

        
 ประโยชน์ของอินทราเน็ต

     - พัฒนาด้านข้อมูลข่าวสาร ให้มีความทันสมัย สะดวก รวดเร็ว ลดขั้นตอน ประหยัด
     - ลดต้นทุนในการบริหารข้อมูลข่าวสาร
     - ใช้เทคโนโลยีแบบเปิด เป็นประโยชน์ในการกระจายความเสี่ยงจากการทำธุรกรรมร่วมกัน
     - มีความพร้อมในการเชื่อมโยงระบบอินเทอร์เน็ต

เอ๊กซ์ทราเน็ต (Extranet)

     ลักษณะของการเชื่่่อมต่อ 2 ประเภท
        - การเชื่อมต่อโดยตรง (Direct Link) เป็นการเชื่อมต่อระหว่างจุด 2 จุด
        - การเชื่อมต่อแบบเครือข่ายเสมือน (Virtual Network) เป็นการเชื่อมต่อระหว่างระบบเครือข่ายอินทราเน็ตจำนวนหลายๆ เครือข่ายและสามารถเชื่อมผ่านอินเทอร์เน็ตได้ด้วยเช่นกัน

        
 ระบบการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ตามระยะทาง

     - ระบบเครือข่ายระยะใกล้ (Local Area Network: LAN)
     - ระบบเครือข่ายระยะกลาง (Metropolitan Area Network:MAN)
     - ระบบเครือข่ายระยะไกล (Wide Area Network:WAN)

ลักษณะการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน
     - การส่งข้อมูล (Data Sending)
     - การนัดหมาย (Appointment)
     - การประชุม (Meeting or Conference)
     - การนำเสนอ (Presentation)      

เรียนครั้งที่ 4 เทคโนโลยีสำนักงาน

เรื่อง เทคโนโลยีสำนักงาน
        
 การเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ยุคเครื่องจักรของงานสำนักงาน

     - เครื่องพิมพ์ดีด
     - เครื่องพิมพ์ดีดอัตโนมัติ
     - MT/ST(Magnetic
Tape/Selectric Type Writer) และ MC/ST(Magnetic Card/Selectric Type Writer)
  
  - เครื่องประมวลผลคำ (Word processing)

เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (COMPUTER TECHNOLOGY)

     - ปี 1940 คอมพิวเตอร์ถูกใช้ทางวิชาการและทางทหาร
     - ปี 1954 นำ computer มาใช้ในธุรกิจเป็นเครื่องแรก (UNIVAC)
     - เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ต่อธุรกิจได้จำกัดอยู่เฉพาะการประมวลผลข้อมูล
     - ขยายไปสู่การปฏิบัติสำนักงานอื่น ๆ รวมทั้งการประมวลผลคำและการสื่อสาร

    
     คอมพิวเตอร์ คืออะไร

     คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถรับข้อมูลและคำสั่งแล้วนำไปประมวลผล
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

        
 องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์

     - หน่วยรับข้อมูล (Input Unit)
     - หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit: CPU)
     - หน่วยแสดงผล (Output Unit)
     - หน่วยความจำสำรอง (Secondary Storage Unit)

      
   เทคโนโลยีการสื่อสาร (COMMUNICATION TECHNOLOGY)
    
     - Telegraph (โทรเลข)
     - Telephone (โทรศัพท์)
     - Dictation Equipment (เครื่องบันทึกตามคำบอก)
     - Facsimile Teletype Writer
     - Electronic Mail

CONSUMER ELECTRONICS

     สารสนเทศทุกรูปแบบ ข้อมูล ภาพ เสียง วิดีโอ จะถูกเปลี่ยนเป็นสัญญาณดิจิตอลที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและจัดการได้ ผลที่สุดคือ เครื่องมือชิ้นใหม่ที่มีความสามารถและมีประสิทธิภาพมากสำหรับ electronic home และ electronic office

Case : TRUE "ยิ่งรวมกัน ยิ่งดีขึ้น"

     - True Visions (สีชมพู่)
     - True Move (สีเหลือง)
     - True Life (สีเขียวตอง)
     - True Money (สีส้ม)
     - True Online (สีฟ้า)
     - True Corporate Advertising
  
ผู้นำ Convergence เจ้าแรก
        
 การติดต่อสื่อสารในสำนักงาน

  - การติดต่อสื่อสารเป็นกระบวนการในการส่งหรือสื่อและแสดงข้อความทั้งที่เป็นคำพูดและแบบไม่ใช่คำพูด
  
  - ผู้บริหารสำนักงานควรให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารที่มีผลกระทบโดยตรงต่อตัวบุคคลและระบบเครือข่ายอย่างมาก

  
กระบวนการติดต่อสื่อสาร

     - ผู้ส่ง (Sender) เป็นต้นทางของการสื่อสารข้อมูล มีหน้าที่เตรียมสร้างข้อมูล อาจจะเป็นสัญญาณต่าง ๆ
เช่น สัญญาณภาพ ข้อมูล ข้อความและเสียง เป็นต้น
     - การใส่รหัส (Encode) เป็นการเรียบเรียงจัดการในรูปแบบของสัญลักษณ์ (เช่น คำพูด ตัวเลข เป็นต้น)
เพื่อแปลงสภาพส่งต่อไปยังผู้รับ โดยผ่านสื่อต่าง ๆ เป็นช่องทางการติดต่อสื่อสาร
เช่น สายโทรศัพท์ สัญญาณทีวี สายไฟเบอร์ออฟติก หรือแม้แต่คลื่นทางอากาศ (Air Wave)
เป็นต้น
     - ผู้รับ (Receiver) หน้าที่รับข้อมูลที่ส่งมาให้ และพิจารณาข่าวสารโดยการถอดรหัส

        
 กระบวนการติดต่อสื่อสาร

     - การถอดรหัส (Decode) เป็นการแปลงหรือถอดความข่าวสารจากความคิดของผู้ส่งมายังความคิดของผู้รับ ช่วงการส่งผ่านเพื่อสื่อสารจากผู้ส่งจนมาถึงผู้รับ เรียกว่า Transmission ส่วนช่วงส่งข้อมูลสื่อสารกลับให้ทราบเรียกว่า Feedback
     - เสียงรบกวน (Noise) อุปสรรคที่ทำให้การติดต่อสื่อสารไม่ครบถ้วนสมบูรณ์และขาดประสิทธิผลเท่าที่ควร

  
ประเภทการติดต่อสื่อสาร

แบ่งตามโครงสร้างองค์การ
     - Downward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับบนสู่ระดับล่าง ข่าวสารจะมีทิศทางตรงสู่ผู้รับซึ่งอาจมีจำนวนมากกว่า 1 คนก็ได้
     - Upward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับล่างสู่ระดับบนตามสายการบังคับบัญชา
     - Lateral เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับในระดับเดียวกันตามสายงาน

      
ประเภทการติดต่อสื่อสาร

แบ่งตามเป้าหมายในการติดต่อสื่อสาร

     - Internal เป็นการติดต่อสื่อสารภายในองค์การ ซึ่งใช้สื่อภายในสำนักงานสมัยใหม่ประเภทต่างๆ
     - External เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าและสาธาณชน ต้องมีการติดต่อสื่อสารภายนอก
ปัจจุบันมีเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารที่ช่วยให้การสื่อสารกับภายนอกทำให้สะดวก รวดเร็ว และดียิ่งขึ้น

ประเภทการติดต่อสื่อสาร
แบ่งตามรูปแบบ

     - Verbal เป็นการติดต่อสื่อสารประกอบด้วยคำไม่ว่าจะเป็นการเขียนหรือพูด
     - Nonverbal เป็นการติดต่อสื่อสารซึ่งไม่ได้ใช้การพูดหรือเขียน แต่มาจากท่าทาง ทัศนคติ และอารมณ์ ความรู้สึกหรือแม้แต่กิริยาอาการสัมผัส

        
 ประเภทการติดต่อสื่อสาร
แบ่งตามลักษณะการติดต่อสื่อสาร

     - Formal เป็นการติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการ มีลายลักษณ์อักษร หรือสื่อด้วยคำพูดข้อความตามรายงานอย่างชัดเจน
     - Informal เป็นการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ เกิดขึ้นตามสถานการณ์ทั่วไป หรือสถานการณ์ในสภาวะส่วนตัว

        
 สาเหตุของปัญหาอุปสรรคในการติดต่อสื่อสารจากมนุษย์
    
- การรับรู้แตกต่างกัน (Perception) เพราะพื้นฐานการเรียนรู้ การศึกษาประสบการณ์ และประวัติของแต่ละคน มีความแตกต่างกัน
- รูปแบบแตกต่างกัน (Style)    
- สถานภาพแตกต่าง (Status)
- วัฒนธรรม ภาษา มาตรฐาน และพฤติกรรมแตกต่าง
- ความคิดเห็นแตกต่าง
- ความรู้ความชำนาญและความสามารถแตกต่าง
- ปัจจัยอื่นๆ เช่น อารมณ์ (Mood) ทัศนคติ (Attitude) วุฒิภาวะ (Maturity) เป็นต้น

        
 อุปสรรคจากองค์การและสื่อ

     - บรรยากาศและสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
     - สื่อในการติดต่อสื่อสาร
     - เวลา บางครั้งมีแรงกดดันจากเวลาในการติดต่อสื่อสารจากทั้งผู้ส่งและผู้รับ
     - ระยะทาง มีผลต่อการสื่อสารแบบดั้งเดิม

        
 เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร

     - ความสามารถในการสร้าง เก็บ ปฏิบัติการ และสื่อสาร ทุกรูปแบบของข้อมูลในลักษณะของ Digital
มีเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง
     - ความเร็วที่เพิ่้มขึ้นจากระบบเทคโนโลยี
     - เทคโนโลยีใหม่มีขนาดและต้นทุนที่ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ
        
 คุณลักษณะของเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร

     - เวลาและสถานที่ (Time and Place)
     - กิจกรรมร่วมกัน (Interactivity)
     - หลักการ One-to-One, One-to-Many หรือ Many-to-Many
     - คนหรือหัวข้อเรื่อง (Person or Subject)

        
 ปัจจัยการเลือกใช้เทคโนโลยีที่ถูกต้องและเหมาะสม
     - Message    
     - Audlence
     - Context
     - Time
     - Cost and Profit

  
       ผลกระทบของเทคโนโลยีในสำนักงาน

     - ผลิตภาพและการจ้างงาน
     - การกระจายและการรวมงาน
     - ความได้เปรียบเชิงแข่งขันและความเสี่ยง
     - ข้อมูลข่าวสารมากเกินไป ทำให้เกิดผลกระทบต่อเวลา
     - ความปลอดภัยและความส่วนตัว
     - ความชำนาญงานที่ต้องการ

        
 ระบบเครือข่้ายเทคโนโลยีในสำนักงาน

        
 ระบบเครือข่ายในทางคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีข้อมูล หมายถึง
การสื่อสารข้อมูลหรือสารสนเทศระหว่างคอมพิวเตอร์ซึ่งมีการใช้งานอยู่ในที่ต่าง ๆ กัน
เช่น ในสำนักงาน ระหว่างองค์การในประเทศหรือระหว่างองค์การที่อยู่คนละประเทศ
  
            - เครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Internet)
            - อินทราเน็ต (Intranet)
            - เอ๊กซ์ทราเน็ต (Extranet)

        
 ประโยชน์ของอินทราเน็ต

     - พัฒนาด้านข้อมูลข่าวสาร ให้มีความทันสมัย สะดวก รวดเร็ว ลดขั้นตอน ประหยัด
     - ลดต้นทุนในการบริหารข้อมูลข่าวสาร
     - ใช้เทคโนโลยีแบบเปิด เป็นประโยชน์ในการกระจายความเสี่ยงจากการทำธุรกรรมร่วมกัน
     - มีความพร้อมในการเชื่อมโยงระบบอินเทอร์เน็ต

เอ๊กซ์ทราเน็ต (Extranet)

     ลักษณะของการเชื่่่อมต่อ 2 ประเภท
        - การเชื่อมต่อโดยตรง (Direct Link) เป็นการเชื่อมต่อระหว่างจุด 2 จุด
        - การเชื่อมต่อแบบเครือข่ายเสมือน (Virtual Network) เป็นการเชื่อมต่อระหว่างระบบเครือข่ายอินทราเน็ตจำนวนหลายๆ เครือข่ายและสามารถเชื่อมผ่านอินเทอร์เน็ตได้ด้วยเช่นกัน

        
 ระบบการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ตามระยะทาง

     - ระบบเครือข่ายระยะใกล้ (Local Area Network: LAN)
     - ระบบเครือข่ายระยะกลาง (Metropolitan Area Network:MAN)
     - ระบบเครือข่ายระยะไกล (Wide Area Network:WAN)

ลักษณะการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน
     - การส่งข้อมูล (Data Sending)
     - การนัดหมาย (Appointment)
     - การประชุม (Meeting or Conference)
     - การนำเสนอ (Presentation)      

สรุปบทเรียนเรื่อง การพัฒนาระบบสารสนเทศ (30/11/2010)

การพัฒนาระบบสารสนเทศ(Information System Development)

วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle)

การพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการในการสร้างระบบสารสนเทศขึ้นมาเพื่อใช้สำหรับแก้ปัญหา หรือสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจ และด้วยระบบสารสนเทศในยุคปัจจุบัน นับวันจะทวีความซับซ้อนยิ่งขึ้น ดังนั้น โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศจึงจำเป็นต้องได้รับการวางแผนที่ดี

การพัฒนาซอฟต์แวร์ ตามปกติแล้วจะประกอบไปด้วยกลุ่มกิจกรรม 3 ส่วนหลักๆ คือ การวิเคราะห์ (Analysis),การออกแบบ(Design) และการนำไปใช้(Implementation) ซึ่งกิจกรรมทั้งสามอย่างนี้สามารถใช้งานได้ดีกับโครงการซอฟต์แวร์ขนาดเล็ก ในขณะที่ซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ จำเป็นต้องช้แบบแผนการพัฒนาซอฟต์แวร์ตามแนวทางของ SDLC จนครบทุกกิจกรรม ซึ่งแสดงได้ดังรูปในสไลด์ที่ผ่านมา ดังนี้

ระยะที่ 1 : การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase)

ระยะที่ 2 : การวิเคราะห์ (Analysis Phase)

ระยะที่ 3 : การออกแบบ (Design Phase)

ระยะที่ 4 : การนำไปใช้ (Implementation Phase)

ระยะที่ 5 : การบำรุงรักษา (Maintenance Phase)

กรรมวิธีการพัฒนาระบบ(System Development Methodology)

นักวิเคราะห์ระบบ สามารถนำเครื่องต่างๆ มาประยุกต์ใช้กับ การวิเคราะห์และออกแบบ ซึ่งเรียกว่า “Methodology” โดย Methodology นั้นเป็นแนวทางที่มีการนำโมเดล (Model), เครื่องมือ(Tools) และเทคนิค(Techniques) ต่างๆ มาใช้กับการพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งจัดเป็นแนวทางในการแก้ปัญหาด้วยวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์นั่นเอง

โมเดล (Models)

โมเดลที่ใช้ในการพัฒนาระบบ ประกอบด้วยการนำเสนอสิ่งที่เกี่ยวกับการอินพุต เอาต์พุต โปรเซส ข้อมูล ออบเจ็กต์ การโต้ตอบระหว่างออบเจ็กต์ สถานที่ตั้ง เครือข่าย และอุปกรณ์อื่นๆ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วโมเดล จะนำเสนอในรูปแบบของภาพ ซึ่งประกอบด้วยไดอะแกรม (Diagram) หรือแผนภูมิ (Chart) ตัวอย่างโมเดลต่างๆ

เครื่องมือ (Tools)

เครื่องมือที่ช่วยในการพัฒนาระบบ  ประกอบด้วยซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่ใช้สนับสนุนการใช้งานเหล่านี้สามารถนำมาใช้งานเพื่อสร้างแบบจำลองหรือโมเดลต่าง และรวมถึงส่วนประกอบอื่นๆ ตัวอย่างเครื่องมือต่างๆ ประกอบด้วย

-โปรแกรมจัดการโครงการ

-โปรแกรม/เครื่องมือช่วยวาด

-โปรแกรมประมวลคำ หรือโปรแกรมเอดิเตอร์

-เคสทูลส์ (CASE Tools)

-โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล

 -โปรแกรมแปลงไดอะแกรมเป็นรหัสคำสั่ง

เทคนิค (Techniques)

เทคนิคในการพัฒนาระบบ คือกลุ่มแนวทางที่ช่วยในการชี้นำ (Guidelines) เพื่อให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถนำเทคนิคไปดำเนินกิจกรรมการพัฒนาระบบเพื่อให้เกิดความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น ตัวอย่างเทคนิคต่างๆ ประกอบด้วย

-เทคนิคการบริหารโครงการ

-เทคนิคการสัมภาษณ์

-เทคนิคการสร้างแบบจำลองข้อมูล

วิธีการพัฒนาระบบ

1.วิธีการพัฒนาระบบแบบดั้งเดิม (The Traditional Approach)

2.วิธีการพัฒนาระบบเชิงวัตถุ (The Object-Oriented Approach)

วิธีการพัฒนาระบบแบบดั้งเดิม (TheTraditional Approach) มีเทคนิคหลากหลาย ซึ่งตั้งอยู่บนพื้นฐานของการพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยวิธีโครงสร้างและการโปรแกรมแบบโมดูล โดยมักเรียกวิธีนี้ว่า การพัฒนาระบบเชิงโครงสร้าง (Structured System Development)

การโปรแกรมเชิงโครงสร้าง (Structured Programming)

การโปรแกรมเชิงโครงสร้างนอกจากช่วยให้การเขียนโปรแกรมมีคุณภาพแล้ว ยังมีส่วนช่วยให้โปรแกรมเมอร์สามารถอ่านโปรแกรมเพื่อทำการตรวจสอบและทำการแก้ไขปรับปรุงโปรแกรมได้ง่ายขึ้น โดยแนวทางในการโปรแกรมเชิงโครงสร้าง ประกอบด้วย

            1.ชุดคำสั่งที่เรียงเป็นลำดับ (Sequence)

          2.ชุดคำสั่งที่มีการตัดสินใจ (Decision)

          3.ชุดคำสั่งที่มีการทำงานเป็นลูปหรือการทำซ้ำ (Repetition)

การออกแบบโครงสร้าง (Structured Design)

-โมดูลสามารถแสดงได้ในลักษณะแผนภาพด้วยการใช้แบบจำลองที่เรียกว่า ผังโครงสร้าง (Structure Chart)

ความเป็นหนึ่งเดียวสูง (Highly Cohesive)

-หมายถึงโมดูลนั้นมีความเป็นหนึ่งเดียว ในการทำงานให้สำเร็จได้ด้วยฟังก์ชันหน้าที่เดียว

ความสัมพันธ์ระหว่างโมดูลแบบหลวมๆ (Loosely Coupled)

-หมายถึงความสัมพันธ์ระหว่างโมดูลที่ร่วมทำงานกันนั้นมีความอิสระต่อกันสูงหรือมีความขึ้นต่อกันต่ำ

#การวิเคราะห์และออกแบบเชิงโครงสร้างสมัยใหม่(Modern Structured Analysis and Design)

#ความต้องการของระบบ (System Requirements) เป็นการกำหนดว่าระบบต้องทำอะไรในรายละเอียด

กระบวนการต่างๆ ในแผนภาพกระแสข้อมูลจะมีข้อมูลเกี่ยวข้อง แบบจำลองดังกล่าวเรียกว่า แผนภาพอีอาร์ (Entity-Relationship Diagram : DFD) ซึ่งแสดงได้ดังรูปต่อไปนี้ โดยเป็นแบบจำลองข้อมูลที่แสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลเป็นสำคัญ

วิธีการพัฒนาระบบเชิงวัตถุ (The Object-Oriented Approach)

- จัดเป็นวิธีใหม่ของการพัฒนาระบบ

วิศวกรรมซอฟต์แวร์ (Software Engineering)

กิจกรรมพื้นฐานของกระบวนการทางวิศวกรรมซอฟต์แวร์ไว้อยู่ 4 ส่วนหลักๆ  คือ

1.ข้อกำหนดซอฟต์แวร์ (Software Specification)

2.การพัฒนาซอฟต์แวร์ (Software Development)

3.การตรวจสอบความถูกต้องของซอฟต์แวร์ (Software Validation)

4.วิวัฒนาการของซอฟต์แวร์ (Software Evolution)

คุณสมบัติของซอฟแวร์ที่มีคุณภาพ ประกอบด้วย

1.มีความถูกต้อง (Correctness)

2.มีความน่าเชื่อถือ (Reliability)

3.ใช้งานง่าย (User Friendliness)

4.บำรุงรักษาง่าย (Maintainability)

โมเดลการพัฒนาซอฟแวร์ (Software Development Process Models)

คือ แบบจำลองที่ใช้สำหรับเป็นตัวชี้นำถึงกิจกรรมหลัก (Key Activities)  ในการพัฒนาซอฟแวร์ ด้วยการกำหนดรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน เพื่อให้เกิดปัญหาในการพัฒนาน้อยที่สุด

Rapid Application Development (RAD)

            RAD คือ การพัฒนาแอปพลิเคชันแบบรวดเร็ว ซึ่งมักใช้เครื่องมือสนับสนุนอย่าง CASE Tools ช่วยในการพัฒนา จึงส่งผลให้แอปพลิเคชันที่พัฒนาด้วยเทคนิค RAD นั้นใช้เวลาอันสั้น ด้วยการมุ่งเน้นด้านการลดต้นทุนและระยะเวลาในการพัฒนา

Joint Application Development (JAD)

1.การสนทนาร่วมกัน มุ่งเน้นความคล่องแคล่วและสะดวก ภายใต้กฎเกณฑ์ที่บังคับใช้

2.มีกลุ่มผู้ใช้ประมาณ 3-5 คนที่พร้อมเข้าร่วมประชุมเชิงปฏิบัติการ

3.นักพัฒนาที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศประมาณ 2-3 คน

ประเภทของเคสทูลส์

ตามปกติแล้ว โดยทั่วไปเคสทูลส์จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทด้วยกัน คือ

1.อัปเปอร์เคสทูลส์ (Upper CASE Tools)

2.โลเวอร์เคสทูลส์ (Lower CASE Tools)

Microsoft Visio

โปรแกรมอย่าง Visio จัดเป็นโปรแกรมประเภทเครื่องมือช่วยวาด (Drawing Tool) โดยนักวิเคราะห์สามารถนำมาใช้ในการวาดแบบจำลองระบบ หรือไดอะแกรมต่างๆ และตกแต่งให้สวยงามตามความต้องการได้

Visible Analyst

โปรแกรม Visible Analyst  นี้จัดเป็นเคสทูลส์ที่นิยมนำมาใช้เป็นเครื่องมือการพัฒนาระบบในรูปแบบดั้งเดิม (Traditional Model)

Rational Rose

เป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับวิธีการพัฒนาระบบเชิงวัตถุ (Object-Oriented Approach)

อธิบายความหมายและลักษณะของศัพท์ (23/พ.ย./2553)

ความหมายและลักษณะของศัพท์ทั้ง 7 คำ

1.) spamming

-คือ เมล์ที่เราไม่ต้องการเป็นประเภทหนึ่งของ Junk เมล์ จุดประสงค์ของผู้ส่ง spam mail มักต้องการโฆษณาบริการต่าง ๆ ที่ตัวเองมีอยู่ spam mail เป็นการส่งอีเมล์แต่ละฉบับไปหาคนจำนวนมาก

-spam คือ e-mail ลักษณะหนึ่ง ที่ส่งถึงท่าน หรือคนทั่วโลก โดยผู้ส่งไม่จำเป็นต้องรู้จักท่านมาก่อน เพราะเขาใช้โปรแกรมหว่านแห ส่งไปทั่ว เท่าที่จะส่งไปได้ และมักเป็น e-mail ที่เราท่าน ไม่พึงประสงค์ เป้าหมายส่วนใหญ่ของ spam คือ เชิญชวนให้ท่านไปซื้อสินค้า หรือแนะนำเว็บทางการค้า ที่เจ้าของเว็บจ่ายเงินจ้าง hacker เก่ง ๆ ให้สร้าง spam ให้กับเว็บของตน หรืออาจเกิดจากนักเจาะระบบสมัครเล่น ที่ชอบทดลอง ก็เป็นได้ และปกติเราจะไม่สามารถควานหาตัว ผู้สร้าง spam ได้โดยง่าย เพราะพวกเขามีวิธีพลางตัว ที่ซับซ้อนยิ่งนัก เช่น login จาก server หนึ่ง กระโดดไปอีก server หนึ่ง แล้วจึงจะเริ่มเจาะ server เป้าหมาย

-โดยปกติ Server ทุกแห่ง จะไม่อนุญาติให้สมาชิก หรือให้บริการ ส่ง spam หากใครทำแล้วจับได้ จะถูกตัดสิทธิ์การใช้บริการทันที แต่ server บางแห่งมีระบบรักษาความปลอดภัยที่อ่อน ทำให้มี hacker เข้าไปติดตั้งโปรแกรม หรือ set ระบบให้ส่ง spam ออกไป ถ้าผู้ดูแลระบบไม่มีความรู้เท่าทัน hacker ก็จะไม่สามารถจัดการอะไรได้ เพราะหลักการ และทฤษฏีเกี่ยวกับ server มีมากมาย

2.) Hacking
-คำศัพท์นี้หมายถึง  การกระทำประเภทบุกรุก เจาะ หรือหยั่ง เข้าไปในระบบอมพิวเตอร์ เพื่อที่จะให้ได้มาซึ่งความรู้เกี่ยวกับระบบและการทำงานของมัน ซึ่งการกระทำที่ว่านี้เป็นเพราะว่าเราจต้องการสิทธิที่จะจัดข้อมูลทั้งหมดในระบบให้เป็นไปตามแบบที่ใจเราต้องการ
-Hacker หมายถึง ผู้เชี่ยวชาญด้านการใช้ การเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ เป็นอย่างมาก จนถึงระดับที่สามารถถอดหรือเจาะรหัสระบบรักษาความปลอดภัยของเครื่องคอมพิวเตอร์ของคนอื่นได้ โดยมีวัตถุประสงค์ในการทดสอบขีดความสามารถของตนเอง หรือทำในหน้าที่การงานของตนเอง เช่น มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับระบบรักษาความปลอดภัยของเครื่องคอมพิวเตอร์ของเครือข่าย หรือองค์กร แล้วทำเพื่อทดสอบประสิทธิภาพ

ส่วนผู้ที่ทำการ Hacking เราจะเรียกเขาว่า Hacker
-แน่นอนว่าการ Hacking เป็นสิ่งที่ผิดกฏหมาย เพราะเมือใดก็ตามที่คุณเอาไปใช้ในทางที่ผิดๆ เช่น เจาะเข้าไปในระบบมหาวิทยาลัยเพื่อปรับเปลี่ยนเกรด Dให้เป็นดกรด A หรือเข้าไปในองค์กรใดองค์กรหนึ่งแล้วเจาะเอารหัสผ่านของคนใหญ่คนโตในบริษัทเพื่อให้ได้มาซึ่งสิทธิพิเศษ เหล่านี้เราเรียกว่า Illegal Hacking หรือการบุกรุกที่ผิดกฎหมาย

3.) Jamming
-คือการทำให้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของฝ่ายตรงข้ามทำงานได้ช้าลงหรือไม่ก็ไม่สามารถใช้งานได้เลย

4.) Malicious Software

- Malware คือ Malicious Software หรือ โปรแกรมมุ่งร้ายที่มาในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ActiveX หรือ Java Applet ที่มากับการใช้งานโปรแกรมบราวเซอร์ โดยไม่ได้รับการติดตั้งแพทช์ หรืออาจมาในรูปของไฟล์แนบ ที่อยู่ในอีเมล์ตลอดจนแฝงมากับแชร์แวร์ หรือ โปรแกรม Utility หรือ โปรแกรม P2P ที่เรานิยมใช้ในการ Download เพลง หรือภาพยนตร์ ผ่านทางอินเทอร์เน็ต ในช่วงหลังๆ มักจะมาในรูป Zip File และมีการปลอมแปลง ชื่อผู้ส่ง ปลอมแปลง e-mail Subject เป็นส่วนใหญ่

-เทคนิคการหลอกผู้ใช้ e-mail ให้หลงเชื่อ หรือที่เรียกว่า "Social Engineering" เป็นวิธีการเก่าแก่ที่ผู้ไม่หวังดีนิยมใช้เป็นประจำ ทางแก้ปัญหา นอกจากจะใช้โปรแกรม ANTI-VIRUS และ ANTI-MalWare แล้วยังควรจะต้องฝึกอบรม "Information Security Awareness Training"  ให้กับผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์อีกด้วย โดยเฉพาะกลุ่มผู้ใช้ คอมพิวเตอร์ที่ไม่ใช่คนไอที (Non-IT people) เพื่อให้ผู้บริหาร หรือ ผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไป มีความเข้าใจถึงวิธีการหลอกลวงของผู้ไม่หวังดี และรู้เท่าทันไม่ตกเป็นเหยื่อของผู้ไม่หวังดี ไวรัสตัวใหม่ ๆ สามารถสั่งปิดการทำงานของโปรแกรม ANTI-VIRUS ได้ และ ยังมีไวรัสใหม่ ๆ ที่ออกมาโดยที่โปรแกรม ANTI-VIRUS ยังไม่มี Signature หรือ Pattern ที่เราเรียกว่า ZERO-DAY ATTACK หรือ VIRUS Outbreak ดังนั้น การฝึกอบรมให้ผู้ใช้คอมพิวเตอร์มีความตระหนัก และความเข้าใจ จึงเป็นหนทางที่ไม่อาจถูกมองข้ามได้ ในสถานการณ์การแพร่ระบาดไวรัสในขณะนี้และในอนาคต

5.) Sniffing

-การดักจับข้อมูล Sniffing เป็นวิธีการแอบดักฟังข้อมูลในการใช้งานเน็ตเวิร์คไม่ว่าจะเป็นการใช้งานคอมพิวเตอร์ในบ้าน office หรือ Internet

- คุณเชื่อใจร้านเกมส์ที่ไปเล่นแค่ไหนกัน ว่าไม่โดนแอบดักจับรหัสอยู่?

- โดนดักจับ Username Password => Bank Account

-  Wireless LAN ไม่สามารถหลีกเลี่ยงการโดนดักจับได้

โปรแกรมที่ใช้ดักจับเช่น tcpdump, Etthereal ตอนนี้ก้อเปลี่ยนชื่อเป็น Wireshark

6.) Spoofing

การปลอมแปลงบนระบบคอมพิวเตอร์ที่สำคัญมีด้วยกัน 2 ประเภท

-ประเภทแรกคือการปลอมแปลงหมายเลข IP Address (IP Address Spoofing) ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ในปัจจุบันจะสามารถป้องกันลูกค้าของตนจากการปลอมแปลงประเภทนี้ได้แล้ว ดังนั้นผู้ใช้ที่บ้านและธุรกิจจึงไม่จำเป็นจะต้องกังวลกับปัญหานี้ อย่างไรก็ตามองค์กรหรือธุรกิจที่ต้องดูแลระบบเครือข่ายเองอาจมีความจำเป็นต้องปรึกษากับผู้ขายอุปกรณ์เครือข่ายที่องค์กรจัดซื้อมาใช้งานเพื่อปกป้องตนเองจากปัญหานี้

-การปลอมแปลงอีกประเภทหนึ่งคือการปลอมแปลงอีเมล์ (Email Spoofing) ผลที่เกิดขึ้นคือผู้ใช้จะได้รับอีเมล์ที่ระบุว่ามาจากผู้ส่งคนหนึ่งแต่แท้จริงแล้วเป็นอีเมล์ที่มาจากผู้ส่งอีกคนหนึ่ง การปลอมแปลงอีเมล์นี้โดยทั่วไปแล้วจะมีวัตถุประสงค์ที่จะหลอกให้เหยื่อกระทำการที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายหรือบอกข้อมูลที่มีความสำคัญออกมา (เช่น รหัสผ่าน หรือข้อมูลส่วนตัว)

7.) Cookie

-คุกกี้ คือแฟ้มข้อความขนาดเล็กๆ ที่ Web page server ทำการบันทึกลงในฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์ของเรา ทำหน้าที่หลักๆ เสมือนเป็นบัตรประจำตัวของคุณ ไม่สามารถเรียกใช้เป็นรหัสหรือเป็นพาหะของไวรัสได้ ข้อมูลในคุกกี้ของคุณจะมีมีซ้ำกับใคร และมีแต่เซิร์ฟเวอร์ที่สร้างขึ้นมาเท่านั้นที่จะอ่านแฟ้มตัวนี้ได้

- คุกกี้มีข้อดีคือ ช่วยให้คุณไม่เสียเวลา ในกรณีที่คุณบันทึกข้อมูลลงบนเพจ หรือลงทะเบียนผลิตภัณฑ์หรือบริการต่างๆ คุกกี้จะช่วยให้ Server จดจำข้อมูลของคุณ ต่อไปเมื่อคุณกลับไปยังเว็บเพจนั้นอีก จะได้แสดงข้อมูลที่คุณร้องขอไว้

สรุป บทที่ 3 การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ(23/พ.ย./2553)

สรุป บทที่ 3 การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ

หมายถึง ระบบเปิดที่มีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นกระบวนการต่อเนื่องระบบนี้ประกอบด้วย ปัจจัยนำ เข้า (Input) กระบวนการเปลี่ยนแปลง (Transformation) และผลผลิต(Output) (Katz and Kahn, 1978)

หมายถึง บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมีขั้นตอนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น

ความสัมพันธ์ระหว่าง องค์การและเทคโนโลยีสารสนเทศ

ปัจจัยสื่อกลาง

-สิ่งแวดล้อม

-โครงสร้างองค์กร

-วัฒนธรรม

-การเมือง

-กระบวนการ

-การตัดสินใจ

-โอกาส

 ความหมายของสำนักงาน

-สำนักงาน (Office) หมายถึง ศูนย์สั่งการขององค์การหรือธุรกิจ
ต่าง ๆ หมายรวมถึง สถานที่ใช้ในการบริหารงานหรือสั่งการของทั้ง
ธุรกิจ รัฐบาล และ รัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นที่สำหรับบริหารงาน
เป็นที่ซึ่งพนักงานทำงาน และ เป็นที่จัดการเกี่ยวกับเอกสาร กล่าวคือ เป็นที่ซึ่งมีกิจกรรมการโต้ตอบด้านเอกสาร และการเก็บเอกสาร

ประเภทของลักษณะงานของสำนักงาน

งานที่สนับสนุนฝ่ายบริหารให้องค์กรปฏิบัติงานได้ตามวัตถุประสงค์

ที่วางไว้  ลักษณะงานของสำนักงานพอจะแบ่งตามหน้าที่ปฏิบัติได้ดังนี้

1. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการเจรจาข้อตกลง

2. สำนักงานทำหน้าที่ในการนำข้อตกลงไปปฏิบัติ

3. สำนักงานทำหน้าที่ที่เกี่ยวกับการบริหาร

4. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการสนับสนุน

5. สำนักงานทำหน้าที่เกี่ยวกับการสนับสนุนทางด้านสารสนเทศ

2. สำนักงานทำหน้าที่ในการนำข้อตกลงไปปฏิบัติ

-สำนักงานทางการบัญชีส่งใบเก็บเงินให้แก่ลูกค้า หลักฐานด้านการจ่ายเงินเดือน จะนำมาคำนวณเกี่ยวกับรายได้และประกันว่าลูกจ้างทุกคนจะได้รับเงินเดือน

-สำนักงานด้านอาคารสถานที่จะจัดหาบริษัทมาทำความสะอาดอาคาร

-สำนักงานด้านการจัดซื้อจะทำเรื่องเกี่ยวกับการจัดซื้อและการตรวจรับ

-สำนักงานตามที่กล่าวมาแล้วบางหน่วยงานจะเกี่ยวข้องกับข้อตกลงที่แตกต่างกัน

3. สำนักงานทำหน้าที่ที่เกี่ยวกับการบริหาร

-การวางแผนการปฏิบัติงานและจัดคนที่เหมาะสม การกำหนดตารางการทำงาน และควบคุมคุณภาพและ ความก้าวหน้าของงาน

-ผู้จัดการนั้นจะทำหน้าที่บริหารสำนักงาน การทำหน้าที่ในการบริหารสำนักงานก็เหมือนกับการบริหารทั่ว ๆ ไปซึ่งตำแหน่งผู้จัดการนั้นใน
แต่ละสำนักงานก็จะแตกต่างกันแล้วแต่ขนาดขององค์การ

4. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการสนับสนุน

-งานการพิมพ์เอกสาร การบันทึกข้อความ และการถ่ายเอกสาร การจัดการประชุม และงานอื่นๆ

-ใช้ทักษะและเครื่องมือเฉพาะ สำนักงานจึงจัดตั้งแยกจากหน่วยงานอื่น

-ตัวอย่างเช่น ศูนย์การผลิตเอกสาร สำนักงานการท่องเที่ยว เป็นต้น

ลักษณะของงานสำนักงาน

ครรชิต มาลัยวงศ์ (2539)

1. เป็นงานประเภทให้บริการแก่หน่วยงานอื่นๆ

2. ขนาดของงานให้บริการ ขึ้นอยู่กับหน่วยงาน จึงไม่อาจควบคุมได้ อาทิ
เช่น จำนวนจดหมายติดต่อ จำนวนรายการสินค้าที่ผลิต จำนวนสินค้าที่ขาย

3. เป็นงานที่ไม่อาจคำนวณผลกำไรได้โดยตรง ทั้งนี้และงานสำนักงานเป็น
การบริการให้ข้อมูลแก่หน่วยงานหลัก เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

-สภาวะแวดล้อม ได้แก่ ลักษณะการดำเนินงานของบริษัทหรือหน่วยงาน การจัดองค์กรและสายงานที่รับผิดชอบ สำนักงานสาขา คู่ค้าหรือพันธมิตรทางการค้า

-องค์ประกอบ ได้แก่ บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เทคโนโลยีสารสนเทศและการบริหารการจัดการ

-ผลผลิต ได้แก่ ผลงานต่างๆ ที่ผลิตขึ้นในสำนักงาน ผลผลิตนี้ผลิตออกมาจะต้องใช้งานได้ปลอดภัย และไม่สูญหาย

สำนักงานอัตโนมัติจะคำนึงถึงอยู่ 3 ด้าน คือ

1.บุคลากรที่จะเป็นผู้ใช้สำนักงานอัตโนมัติ

-ผู้บริหารระดับสูง ได้แก่ ประธานหรือกรรมการผู้จัดการ ซึ่งแล้วแต่สำนักงานต่างๆ จะเรียกผู้บริหารระดับนี้จะมีหน้าที่ได้การกำหนดกลยุทธ์ของสำนักงาน

-ผู้บริหารระดับกลาง ได้แก่ หัวหน้าฝ่ายหรือผู้จัดการฝ่าย ผู้บริหารระดับนี้จะมีหน้าที่ในการวางแผนให้สอดคล้องกลยุทธ์ของผู้บริหารระดับสูง

-ผู้บริหารระดับต้น ได้แก่ ผู้จัดการควบคุมหัวหน้าพนักงาน หรือหัวหน้าเสมียนพนักงาน ผู้บริหารระดับนี้จะมีหน้าที่ในการนำแบบไปปฏิบัติ

-ระดับนักวิชาการ ได้แก่ ผู้เชี่ยวชาญ ฝ่ายวิชาการ วิศวกร ช่างเทคนิค นักเขียนโปรแกรม

ระดับเสมียนพนักงาน ได้แก่ เลขานุการ เสมียน คนงาน

2.ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ที่พัฒนาขึ้น

-ระบบงานประยุกต์ที่ดีจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน

-มีความสะดวกในการใช้

-มีความรวดเร็ว

-มีประสิทธิภาพ

-ตัวอย่างของระบบงานประยุกต์ เช่น โปรแกรมประยุกต์ด้านบริหารบุคลากร โปรแกรมประยุกต์ด้านบัญชี โปรแกรมด้านการจ่ายเงินเดือน โปรแกรมการประมวลผลคำ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตารางการทำงาน กราฟิก

3.เครื่องมือและเทคโนโลยี

-เครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องพิมพ์  เครื่องโทรสาร และอุปกรณ์ต่อพ่วงกับคอมพิวเตอร์ทั้งหลาย

-เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่ เทคโนโลยีเครือข่าย เทคโนโลยีการส่งข้อมูล เทคโนโลยีในการรับข้อมูลเข้าสู่ระบบ เทคโนโลยีในการสื่อสาร เทคโนโลยีในการแสดงผล

-เครื่องมือและเทคโนโลยี ที่เหมาะสมนั้น ขึ้นกับ ความจำเป็นของระบบงานประยุกต์ งบประมาณ สภาพแวดล้อม และความสามารถในการใช้งาน

การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติ

1. ความคุ้มค่า การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติจะต้องมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง

ครรชิต มาลัยวงศ์ (2539) ได้จำแนกค่าใช้จ่ายในการจัดสำนักงาน
ให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติออกเป็น 2 ประเภท คือ

-ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed cost)

-ค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost)

-ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed cost) คือ ค่าใช้จ่ายที่จะต้องจ่ายจริงอาจจะเป็นการใช้จ่ายครั้งเดียวหรือหลายครั้งก็ได้ ได้แก่

-ค่าจ้างที่ปรึกษาในการออกแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ

-ค่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ

-ค่าซื้อซอฟต์แวร์และจ้างทำซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

-ค่าเดินสายเคเบิลของระบบเครือข่าย

-ค่าเฟอร์นิเจอร์ช่วยงานระบบเครือข่าย

-ค่าอุปกรณ์และเครื่องตกแต่ง

-ค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost) คือ ค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงไปได้ตามปริมาณหรือสถานการณ์ ได้แก่

-ค่าวัสดุ เช่น กระดาษ แผ่นดิสก์

-ค่าฝึกอบรม

-ค่าไฟฟ้า

-ค่าจ้างพนักงาน

-ค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์และค่าประกัน

ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1. การจัดซื้อซอฟต์แวร์ เมื่อนำมาใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัส สัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์

2. ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป

3. ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol) เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูล

4. ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้

5. เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป

6. การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย

7. การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา

8. ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ