สรุป บทที่ 3 การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ(23/พ.ย./2553)

สรุป บทที่ 3 การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ

หมายถึง ระบบเปิดที่มีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นกระบวนการต่อเนื่องระบบนี้ประกอบด้วย ปัจจัยนำ เข้า (Input) กระบวนการเปลี่ยนแปลง (Transformation) และผลผลิต(Output) (Katz and Kahn, 1978)

หมายถึง บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมีขั้นตอนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น

ความสัมพันธ์ระหว่าง องค์การและเทคโนโลยีสารสนเทศ

ปัจจัยสื่อกลาง

-สิ่งแวดล้อม

-โครงสร้างองค์กร

-วัฒนธรรม

-การเมือง

-กระบวนการ

-การตัดสินใจ

-โอกาส

 ความหมายของสำนักงาน

-สำนักงาน (Office) หมายถึง ศูนย์สั่งการขององค์การหรือธุรกิจ
ต่าง ๆ หมายรวมถึง สถานที่ใช้ในการบริหารงานหรือสั่งการของทั้ง
ธุรกิจ รัฐบาล และ รัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นที่สำหรับบริหารงาน
เป็นที่ซึ่งพนักงานทำงาน และ เป็นที่จัดการเกี่ยวกับเอกสาร กล่าวคือ เป็นที่ซึ่งมีกิจกรรมการโต้ตอบด้านเอกสาร และการเก็บเอกสาร

ประเภทของลักษณะงานของสำนักงาน

งานที่สนับสนุนฝ่ายบริหารให้องค์กรปฏิบัติงานได้ตามวัตถุประสงค์

ที่วางไว้  ลักษณะงานของสำนักงานพอจะแบ่งตามหน้าที่ปฏิบัติได้ดังนี้

1. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการเจรจาข้อตกลง

2. สำนักงานทำหน้าที่ในการนำข้อตกลงไปปฏิบัติ

3. สำนักงานทำหน้าที่ที่เกี่ยวกับการบริหาร

4. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการสนับสนุน

5. สำนักงานทำหน้าที่เกี่ยวกับการสนับสนุนทางด้านสารสนเทศ

2. สำนักงานทำหน้าที่ในการนำข้อตกลงไปปฏิบัติ

-สำนักงานทางการบัญชีส่งใบเก็บเงินให้แก่ลูกค้า หลักฐานด้านการจ่ายเงินเดือน จะนำมาคำนวณเกี่ยวกับรายได้และประกันว่าลูกจ้างทุกคนจะได้รับเงินเดือน

-สำนักงานด้านอาคารสถานที่จะจัดหาบริษัทมาทำความสะอาดอาคาร

-สำนักงานด้านการจัดซื้อจะทำเรื่องเกี่ยวกับการจัดซื้อและการตรวจรับ

-สำนักงานตามที่กล่าวมาแล้วบางหน่วยงานจะเกี่ยวข้องกับข้อตกลงที่แตกต่างกัน

3. สำนักงานทำหน้าที่ที่เกี่ยวกับการบริหาร

-การวางแผนการปฏิบัติงานและจัดคนที่เหมาะสม การกำหนดตารางการทำงาน และควบคุมคุณภาพและ ความก้าวหน้าของงาน

-ผู้จัดการนั้นจะทำหน้าที่บริหารสำนักงาน การทำหน้าที่ในการบริหารสำนักงานก็เหมือนกับการบริหารทั่ว ๆ ไปซึ่งตำแหน่งผู้จัดการนั้นใน
แต่ละสำนักงานก็จะแตกต่างกันแล้วแต่ขนาดขององค์การ

4. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการสนับสนุน

-งานการพิมพ์เอกสาร การบันทึกข้อความ และการถ่ายเอกสาร การจัดการประชุม และงานอื่นๆ

-ใช้ทักษะและเครื่องมือเฉพาะ สำนักงานจึงจัดตั้งแยกจากหน่วยงานอื่น

-ตัวอย่างเช่น ศูนย์การผลิตเอกสาร สำนักงานการท่องเที่ยว เป็นต้น

ลักษณะของงานสำนักงาน

ครรชิต มาลัยวงศ์ (2539)

1. เป็นงานประเภทให้บริการแก่หน่วยงานอื่นๆ

2. ขนาดของงานให้บริการ ขึ้นอยู่กับหน่วยงาน จึงไม่อาจควบคุมได้ อาทิ
เช่น จำนวนจดหมายติดต่อ จำนวนรายการสินค้าที่ผลิต จำนวนสินค้าที่ขาย

3. เป็นงานที่ไม่อาจคำนวณผลกำไรได้โดยตรง ทั้งนี้และงานสำนักงานเป็น
การบริการให้ข้อมูลแก่หน่วยงานหลัก เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

-สภาวะแวดล้อม ได้แก่ ลักษณะการดำเนินงานของบริษัทหรือหน่วยงาน การจัดองค์กรและสายงานที่รับผิดชอบ สำนักงานสาขา คู่ค้าหรือพันธมิตรทางการค้า

-องค์ประกอบ ได้แก่ บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เทคโนโลยีสารสนเทศและการบริหารการจัดการ

-ผลผลิต ได้แก่ ผลงานต่างๆ ที่ผลิตขึ้นในสำนักงาน ผลผลิตนี้ผลิตออกมาจะต้องใช้งานได้ปลอดภัย และไม่สูญหาย

สำนักงานอัตโนมัติจะคำนึงถึงอยู่ 3 ด้าน คือ

1.บุคลากรที่จะเป็นผู้ใช้สำนักงานอัตโนมัติ

-ผู้บริหารระดับสูง ได้แก่ ประธานหรือกรรมการผู้จัดการ ซึ่งแล้วแต่สำนักงานต่างๆ จะเรียกผู้บริหารระดับนี้จะมีหน้าที่ได้การกำหนดกลยุทธ์ของสำนักงาน

-ผู้บริหารระดับกลาง ได้แก่ หัวหน้าฝ่ายหรือผู้จัดการฝ่าย ผู้บริหารระดับนี้จะมีหน้าที่ในการวางแผนให้สอดคล้องกลยุทธ์ของผู้บริหารระดับสูง

-ผู้บริหารระดับต้น ได้แก่ ผู้จัดการควบคุมหัวหน้าพนักงาน หรือหัวหน้าเสมียนพนักงาน ผู้บริหารระดับนี้จะมีหน้าที่ในการนำแบบไปปฏิบัติ

-ระดับนักวิชาการ ได้แก่ ผู้เชี่ยวชาญ ฝ่ายวิชาการ วิศวกร ช่างเทคนิค นักเขียนโปรแกรม

ระดับเสมียนพนักงาน ได้แก่ เลขานุการ เสมียน คนงาน

2.ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ที่พัฒนาขึ้น

-ระบบงานประยุกต์ที่ดีจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน

-มีความสะดวกในการใช้

-มีความรวดเร็ว

-มีประสิทธิภาพ

-ตัวอย่างของระบบงานประยุกต์ เช่น โปรแกรมประยุกต์ด้านบริหารบุคลากร โปรแกรมประยุกต์ด้านบัญชี โปรแกรมด้านการจ่ายเงินเดือน โปรแกรมการประมวลผลคำ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตารางการทำงาน กราฟิก

3.เครื่องมือและเทคโนโลยี

-เครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องพิมพ์  เครื่องโทรสาร และอุปกรณ์ต่อพ่วงกับคอมพิวเตอร์ทั้งหลาย

-เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่ เทคโนโลยีเครือข่าย เทคโนโลยีการส่งข้อมูล เทคโนโลยีในการรับข้อมูลเข้าสู่ระบบ เทคโนโลยีในการสื่อสาร เทคโนโลยีในการแสดงผล

-เครื่องมือและเทคโนโลยี ที่เหมาะสมนั้น ขึ้นกับ ความจำเป็นของระบบงานประยุกต์ งบประมาณ สภาพแวดล้อม และความสามารถในการใช้งาน

การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติ

1. ความคุ้มค่า การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติจะต้องมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง

ครรชิต มาลัยวงศ์ (2539) ได้จำแนกค่าใช้จ่ายในการจัดสำนักงาน
ให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติออกเป็น 2 ประเภท คือ

-ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed cost)

-ค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost)

-ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed cost) คือ ค่าใช้จ่ายที่จะต้องจ่ายจริงอาจจะเป็นการใช้จ่ายครั้งเดียวหรือหลายครั้งก็ได้ ได้แก่

-ค่าจ้างที่ปรึกษาในการออกแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ

-ค่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ

-ค่าซื้อซอฟต์แวร์และจ้างทำซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

-ค่าเดินสายเคเบิลของระบบเครือข่าย

-ค่าเฟอร์นิเจอร์ช่วยงานระบบเครือข่าย

-ค่าอุปกรณ์และเครื่องตกแต่ง

-ค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost) คือ ค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงไปได้ตามปริมาณหรือสถานการณ์ ได้แก่

-ค่าวัสดุ เช่น กระดาษ แผ่นดิสก์

-ค่าฝึกอบรม

-ค่าไฟฟ้า

-ค่าจ้างพนักงาน

-ค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์และค่าประกัน

ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1. การจัดซื้อซอฟต์แวร์ เมื่อนำมาใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัส สัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์

2. ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป

3. ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol) เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูล

4. ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้

5. เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป

6. การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย

7. การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา

8. ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ