เรื่อง เทคโนโลยีสำนักงาน
การเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ยุคเครื่องจักรของงานสำนักงาน
- เครื่องพิมพ์ดีด
- เครื่องพิมพ์ดีดอัตโนมัติ
- MT/ST(Magnetic
Tape/Selectric Type Writer) และ MC/ST(Magnetic Card/Selectric Type Writer)
- เครื่องประมวลผลคำ (Word processing)
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (COMPUTER TECHNOLOGY)
- ปี 1940 คอมพิวเตอร์ถูกใช้ทางวิชาการและทางทหาร
- ปี 1954 นำ computer มาใช้ในธุรกิจเป็นเครื่องแรก (UNIVAC)
- เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ต่อธุรกิจได้จำกัดอยู่เฉพาะการประมวลผลข้อมูล
- ขยายไปสู่การปฏิบัติสำนักงานอื่น ๆ รวมทั้งการประมวลผลคำและการสื่อสาร
คอมพิวเตอร์ คืออะไร
คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถรับข้อมูลและคำสั่งแล้วนำไปประมวลผล
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์
- หน่วยรับข้อมูล (Input Unit)
- หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit: CPU)
- หน่วยแสดงผล (Output Unit)
- หน่วยความจำสำรอง (Secondary Storage Unit)
เทคโนโลยีการสื่อสาร (COMMUNICATION TECHNOLOGY)
- Telegraph (โทรเลข)
- Telephone (โทรศัพท์)
- Dictation Equipment (เครื่องบันทึกตามคำบอก)
- Facsimile Teletype Writer
- Electronic Mail
CONSUMER ELECTRONICS
สารสนเทศทุกรูปแบบ ข้อมูล ภาพ เสียง วิดีโอ จะถูกเปลี่ยนเป็นสัญญาณดิจิตอลที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและจัดการได้ ผลที่สุดคือ เครื่องมือชิ้นใหม่ที่มีความสามารถและมีประสิทธิภาพมากสำหรับ electronic home และ electronic office
Case : TRUE "ยิ่งรวมกัน ยิ่งดีขึ้น"
- True Visions (สีชมพู่)
- True Move (สีเหลือง)
- True Life (สีเขียวตอง)
- True Money (สีส้ม)
- True Online (สีฟ้า)
- True Corporate Advertising
ผู้นำ Convergence เจ้าแรก
การติดต่อสื่อสารในสำนักงาน
- การติดต่อสื่อสารเป็นกระบวนการในการส่งหรือสื่อและแสดงข้อความทั้งที่เป็นคำพูดและแบบไม่ใช่คำพูด
- ผู้บริหารสำนักงานควรให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารที่มีผลกระทบโดยตรงต่อตัวบุคคลและระบบเครือข่ายอย่างมาก
กระบวนการติดต่อสื่อสาร
- ผู้ส่ง (Sender) เป็นต้นทางของการสื่อสารข้อมูล มีหน้าที่เตรียมสร้างข้อมูล อาจจะเป็นสัญญาณต่าง ๆ
เช่น สัญญาณภาพ ข้อมูล ข้อความและเสียง เป็นต้น
- การใส่รหัส (Encode) เป็นการเรียบเรียงจัดการในรูปแบบของสัญลักษณ์ (เช่น คำพูด ตัวเลข เป็นต้น)
เพื่อแปลงสภาพส่งต่อไปยังผู้รับ โดยผ่านสื่อต่าง ๆ เป็นช่องทางการติดต่อสื่อสาร
เช่น สายโทรศัพท์ สัญญาณทีวี สายไฟเบอร์ออฟติก หรือแม้แต่คลื่นทางอากาศ (Air Wave)
เป็นต้น
- ผู้รับ (Receiver) หน้าที่รับข้อมูลที่ส่งมาให้ และพิจารณาข่าวสารโดยการถอดรหัส
กระบวนการติดต่อสื่อสาร
- การถอดรหัส (Decode) เป็นการแปลงหรือถอดความข่าวสารจากความคิดของผู้ส่งมายังความคิดของผู้รับ ช่วงการส่งผ่านเพื่อสื่อสารจากผู้ส่งจนมาถึงผู้รับ เรียกว่า Transmission ส่วนช่วงส่งข้อมูลสื่อสารกลับให้ทราบเรียกว่า Feedback
- เสียงรบกวน (Noise) อุปสรรคที่ทำให้การติดต่อสื่อสารไม่ครบถ้วนสมบูรณ์และขาดประสิทธิผลเท่าที่ควร
ประเภทการติดต่อสื่อสาร
แบ่งตามโครงสร้างองค์การ
- Downward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับบนสู่ระดับล่าง ข่าวสารจะมีทิศทางตรงสู่ผู้รับซึ่งอาจมีจำนวนมากกว่า 1 คนก็ได้
- Upward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับล่างสู่ระดับบนตามสายการบังคับบัญชา
- Lateral เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับในระดับเดียวกันตามสายงาน
ประเภทการติดต่อสื่อสาร
แบ่งตามเป้าหมายในการติดต่อสื่อสาร
- Internal เป็นการติดต่อสื่อสารภายในองค์การ ซึ่งใช้สื่อภายในสำนักงานสมัยใหม่ประเภทต่างๆ
- External เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าและสาธาณชน ต้องมีการติดต่อสื่อสารภายนอก
ปัจจุบันมีเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารที่ช่วยให้การสื่อสารกับภายนอกทำให้สะดวก รวดเร็ว และดียิ่งขึ้น
ประเภทการติดต่อสื่อสาร
แบ่งตามรูปแบบ
- Verbal เป็นการติดต่อสื่อสารประกอบด้วยคำไม่ว่าจะเป็นการเขียนหรือพูด
- Nonverbal เป็นการติดต่อสื่อสารซึ่งไม่ได้ใช้การพูดหรือเขียน แต่มาจากท่าทาง ทัศนคติ และอารมณ์ ความรู้สึกหรือแม้แต่กิริยาอาการสัมผัส
ประเภทการติดต่อสื่อสาร
แบ่งตามลักษณะการติดต่อสื่อสาร
- Formal เป็นการติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการ มีลายลักษณ์อักษร หรือสื่อด้วยคำพูดข้อความตามรายงานอย่างชัดเจน
- Informal เป็นการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ เกิดขึ้นตามสถานการณ์ทั่วไป หรือสถานการณ์ในสภาวะส่วนตัว
สาเหตุของปัญหาอุปสรรคในการติดต่อสื่อสารจากมนุษย์
- การรับรู้แตกต่างกัน (Perception) เพราะพื้นฐานการเรียนรู้ การศึกษาประสบการณ์ และประวัติของแต่ละคน มีความแตกต่างกัน
- รูปแบบแตกต่างกัน (Style)
- สถานภาพแตกต่าง (Status)
- วัฒนธรรม ภาษา มาตรฐาน และพฤติกรรมแตกต่าง
- ความคิดเห็นแตกต่าง
- ความรู้ความชำนาญและความสามารถแตกต่าง
- ปัจจัยอื่นๆ เช่น อารมณ์ (Mood) ทัศนคติ (Attitude) วุฒิภาวะ (Maturity) เป็นต้น
อุปสรรคจากองค์การและสื่อ
- บรรยากาศและสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
- สื่อในการติดต่อสื่อสาร
- เวลา บางครั้งมีแรงกดดันจากเวลาในการติดต่อสื่อสารจากทั้งผู้ส่งและผู้รับ
- ระยะทาง มีผลต่อการสื่อสารแบบดั้งเดิม
เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร
- ความสามารถในการสร้าง เก็บ ปฏิบัติการ และสื่อสาร ทุกรูปแบบของข้อมูลในลักษณะของ Digital
มีเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง
- ความเร็วที่เพิ่้มขึ้นจากระบบเทคโนโลยี
- เทคโนโลยีใหม่มีขนาดและต้นทุนที่ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ
คุณลักษณะของเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร
- เวลาและสถานที่ (Time and Place)
- กิจกรรมร่วมกัน (Interactivity)
- หลักการ One-to-One, One-to-Many หรือ Many-to-Many
- คนหรือหัวข้อเรื่อง (Person or Subject)
ปัจจัยการเลือกใช้เทคโนโลยีที่ถูกต้องและเหมาะสม
- Message
- Audlence
- Context
- Time
- Cost and Profit
ผลกระทบของเทคโนโลยีในสำนักงาน
- ผลิตภาพและการจ้างงาน
- การกระจายและการรวมงาน
- ความได้เปรียบเชิงแข่งขันและความเสี่ยง
- ข้อมูลข่าวสารมากเกินไป ทำให้เกิดผลกระทบต่อเวลา
- ความปลอดภัยและความส่วนตัว
- ความชำนาญงานที่ต้องการ
ระบบเครือข่้ายเทคโนโลยีในสำนักงาน
ระบบเครือข่ายในทางคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีข้อมูล หมายถึง
การสื่อสารข้อมูลหรือสารสนเทศระหว่างคอมพิวเตอร์ซึ่งมีการใช้งานอยู่ในที่ต่าง ๆ กัน
เช่น ในสำนักงาน ระหว่างองค์การในประเทศหรือระหว่างองค์การที่อยู่คนละประเทศ
- เครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Internet)
- อินทราเน็ต (Intranet)
- เอ๊กซ์ทราเน็ต (Extranet)
ประโยชน์ของอินทราเน็ต
- พัฒนาด้านข้อมูลข่าวสาร ให้มีความทันสมัย สะดวก รวดเร็ว ลดขั้นตอน ประหยัด
- ลดต้นทุนในการบริหารข้อมูลข่าวสาร
- ใช้เทคโนโลยีแบบเปิด เป็นประโยชน์ในการกระจายความเสี่ยงจากการทำธุรกรรมร่วมกัน
- มีความพร้อมในการเชื่อมโยงระบบอินเทอร์เน็ต
เอ๊กซ์ทราเน็ต (Extranet)
ลักษณะของการเชื่่่อมต่อ 2 ประเภท
- การเชื่อมต่อโดยตรง (Direct Link) เป็นการเชื่อมต่อระหว่างจุด 2 จุด
- การเชื่อมต่อแบบเครือข่ายเสมือน (Virtual Network) เป็นการเชื่อมต่อระหว่างระบบเครือข่ายอินทราเน็ตจำนวนหลายๆ เครือข่ายและสามารถเชื่อมผ่านอินเทอร์เน็ตได้ด้วยเช่นกัน
ระบบการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ตามระยะทาง
- ระบบเครือข่ายระยะใกล้ (Local Area Network: LAN)
- ระบบเครือข่ายระยะกลาง (Metropolitan Area Network:MAN)
- ระบบเครือข่ายระยะไกล (Wide Area Network:WAN)
ลักษณะการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน
- การส่งข้อมูล (Data Sending)
- การนัดหมาย (Appointment)
- การประชุม (Meeting or Conference)
- การนำเสนอ (Presentation)
สมัครสมาชิก:
ส่งความคิดเห็น (Atom)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น