บทที่ 5 ระบบสารสนเทศของสำนักงานอัตโนมัติ

   บทบาทและหน้าที่หลักของงานสำนักงาน
     -
 การจัดการข่าวสารให้กับบุคคลในองค์กรให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพรวดเร็ว
  
  - เชื่อมโยงการทำงานระหว่างกันในทุกระดับ ทุกหน้าที่
ตลอดจนการทำงานขององค์กร
     - เชื่อมโยงเกี่ยวข้องกับองค์กรหรือองค์กรภายนอก
รวมถึง บริษัท ห้างร้าน องค์กรเอกชน และองค์กรรัฐบาล ฯลฯ

        
 ระบบการจัดการด้านเอกสาร (Document Management Systems: DMS)
     -
ระบบประมวลผลคำ (Word Processing System)
     - ระบบประมวลผลภาพ (Image
Processing System)
     - ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
  
  - การทำสำเนาเอกสาร (Reprographics)
     - การจัดเก็บเอกสาร จดหมายเหตุ
(Archive Storage)

          ระบบประมวลผลคำ (Word Processing
System)
     คือ
ระบบการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เมื่อนำข้อความเข้าเครื่องเก็บรักษาข้อความไว้ในเครื่อง
ดัดแปลงแก้ไข ปรับปรุง ข้อความ และจัดพิมพ์ข้อความเป็นเอกสาต่าง ๆ

        
 ระบบประมวลผลภาพ (Image Processing System)
     - บางครั้งเรียกว่า
ระบบการจัดการภาพอิเล็กทรอนิกส์ (electronic image management system)
     -
เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ
โดยอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถนำรูปภาพจากเอกสารต่างๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูล
และสามารถเรียกกลับมาดัดแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาสต่อไปได้

        
 ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
     -
เป็นชุดคำสั่งที่ทำให้ผู้ใช้สามารถทำรายงานวารสาร แผ่นพับ
หรือเอกสารสิ่งพิมพ์ที่มีคุณภาพใกล้เคียงกับการผลิตโดยมืออาชีพได้
เพราะผู้ใช้สามารถออกแบบและจัดได้ตามใจ เพียงใส่ตัวหนังสือ รูปภาพ
หรือลวดลายลงบนหน้ากระดาษ แล้วจัดเรียง

          การทำสำเนาเอกสาร
(Reprographics)
     - เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆ
ชุดเพื่อใช้แจกจ่ายหรือเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอก สำนักงานได้อย่างรวดเร็ว
ข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจนคือ สามารถสร้างสำเนาได้สะดวก มีการโต้ตอบ
ถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายได้ หรือจะมีการพิมพ์สองด้านรวมข้อความพร้อมภาพ
หรือแม้กระทั่้งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน

        
 การจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ
    
จัดเก็บรักษาด้วยหน่วยเก็บข้อมูลสำรองในรูปแบบต่าง

        
 ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message - Handling Systems : MHS)
     -
ระบบโทรสาร (facsimile (fax) systems)
     - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
(Electronic mail)
     - ไปรษณีย์เสียง (Voice mail)

        
 ระบบโทรสัมมนา หรือการประชุมทางไกล (Teleconferencing System : TS)
    
ประโยชน์
     - จัดนัดประชุมได้รวดเร็วสนองตอบความเร่งด่วน
     -
เพิ่้มผลผลิตของผู้เข้าร่วมประชุม เพราะลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร
     -
การประชุมมีวินัยและมีประสิทธิภาพ
     - ใช้ในการสัมภาษณ์งาน

        
 ประเภท ระบบโทรสัมมนาหรือการประชุมทางไกล
     -
การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
     - การประชุมด้วยเสียง
(Audio Conferencing)
     - การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer
Conferencing)
     - โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)
     -
ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)

          ระบบสนับสนุนสำนักงาน
(Office Support Systems : OSS)
     - กรุ๊ปแวร์ (groupware)
     -
กราฟิกเพื่อการนำเสนอ (presentation graphics)
     - ระบบสนับสนุนสำนักงานอื่น
ๆ

          กรุ๊ปแวร์ (groupware)
     คือ
แนวคิดในการใช้งานระบบส่วนชุดคำสั่งและสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
ที่จะมีการโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้ในระบบได้
     องค์ประกอบของกรุ๊ปแวร์ มีอยู่
4 ส่วนได้แก่
         - ผู้ใช้
         - มาตรฐาน
         -
ตัวเครื่อง
         - ส่วนชุดคำสั่ง

          การสร้างลำดับการทำงาน
(workflow)
    
หมายถึงการทำงานเป็นระบบทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มตามหน้าที่และมีลำดับที่ชัดเจน
 ประโยชน์ที่ได้รับคือ
         - ลดระยะเวลาการทำงาน
         -
ลดค่าใช้จ่าย
         - ลดการใช้กระดาษและการถ่ายเอกสาร
         -
ลดขนาดสำนักงาน ทั้งนี้เพราะเมื่อลดการใช้กระดาษก็จะทำให้พื้นที่ใช้งานลดลง
    
    - การจัดงานและการบริหารสะดวกขึ้น