สรุป เรื่อง Office Automation
มีวัตถุประสงค์ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย
สาเหตุ ที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ
องค์กรให้ความสนใจกับสำนักงานอัตโนมัติด้วยเหตุผล 3 ประการ คือ
1.)กิจกรรมทางธุรกิจได้เพิ่มความซับซ้อนมากขึ้น ธุรกิจโดยทั่วไปมีความซับซ้อนอยู่แล้ว แต่ปัจจุบันความซับซ้อนยิ่งเพิ่มมากขึ้น ทั้งนั้นเพราะธุรกิจได้รับอิทธิพล
-เศรษฐศาสตร์ระหว่างประเทศ
-การแข่งขันในตลาดโลก
-เทคโนโลยีที่ใช้ในการทำธุรกิจซับซ้อนขึ้น
-ช่วงเวลาที่กำหนดในการทำกิจกรรมลดลง
2.)เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้พัฒนามากขึ้น
3.)ค่าใช้จ่ายในสำนักงานมากขึ้น เช่น เมื่อมีการขยายธุรกิจ กิจการทำงาน
อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย
อดีต
-ต้องมีตู้เก็บเอกสาร
-การทำงานต้องมีแบบฟอร์มต่างๆที่ต้องกรอก
-การสรุปผล
ปัจจุบัน
-มีอุปกรณ์สำนักงานช่วยอำนวยความสะดวกมากมาย ส่วนที่ก้าวหน้าขึ้นไป ข้อมูลที่จัดเก็บสามารถเรียกมาใช้สรุป
-ระบบทำงานจึงเกี่ยวข้องกับอุปกรณ์ อิเล็กทรอนิกส์หลายอย่าง ซึ่งสามารถผนวกเข้าหากันเป็นระบบเดียวกันได้
-อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ฯ หรือเชื่อมโยงเข้ากับระบบตรวจสอบต่างๆ เช่น ตรวจวัดอุณหภูมิความชื้น
-การเชื่อมโยงเหล่านี้ก็เพื่อให้มีกรส่งถ่าย หรือรับข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติ
การสื่อสารข้อมูล – ความจำเป็นของธุรกิจในปัจจุบัน
-ตู้ชุมสายโทรศัพท์ขนาดเล็กที่เรียกว่า PABX
สาเหตุที่ต้องมีการปรับปรุงแก้ไขระบบสำนักงานเดิม
-งานเอกสารเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
-ค่าแรงเพิ่มขึ้น
-ประสิทธิภาพของพนักงานขายลดลง
-ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในการนำเครื่องมือทันสมัยเข้ามาในสำนักงาน
หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA
ระบบเครือข่าย LAN = LocalAreaNetwork ทำการเชื่อมต่อหน้าที่ของระบบ
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
1.)กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร
2.)เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตผลงานของผู้ปฏิบัติงานเพิ่มขึ้น
3.)ทำให้ผลกำไรขององค์กรมากขึ้นอันเนื่องมาจากค่าใช้จ่ายลดลง
4.)เพิ่มความรวดเร็วในการสร้าง การคำนวณ การจัดเก็บข้อมูลและสะดวกในการกระจายข่าวสาร
ข้อเสียของสำนักงานอัตโนมัติ
1.)ข้อมูลที่รวมให้เป็นหมวดหมู่และบางส่วนกระจัดกระจายไปอยู่ที่หน่วยต่างๆ(Distributed database)
2.)การเปลี่ยนวิธีปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่ อาจต้องมีการฝึกอบรมความรู้บุคลากรหรือถึงมีการเปลี่ยนแปลงหน่วยงานใหม่(Reorganization)
การประยุกต์ใช้ OA
-POS(Point-Of-Sale) ในระบบ Laser Scanner ซึ่งช่วยอ่านสินค้าและรายละเอียดอื่นเพื่อตรวจสอบและแสดงผลให้เกิดการซื้อขายสินค้าอย่างคล่องตัว
-ATM(Automated Teller Machine)
-DSS บางครั้งเรียกว่า EIS (Executive Information System) จะรวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายในและภายนอก
-CASE(Computer –Aided Software Engineering)ใช้ช่วยการเรียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์อัตโนมัติซึ่งจะช่วยให้งานทำได้รวดเร็วและมีคุณภาพพัฒนาดีขึ้น
-หุ่นยนต์(Robots)เป็นเครื่องจักรกลอัตโนมัติสำหรับใช้ในงานซับซ้อน เช่น การประกอบชิ้นส่วนการซ่อมแซมอุปกรณ์ เป็นต้น
การดูแลรักษาระบบความปลอดภัย OA
1.)ป้องกันการสื่อแม่เหล็กจากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม และHardDisk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2.)จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนาแล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์
แนวโน้มการพัฒนาของระบบสำนักงานอัตโนมัติในประเทศไทย
-ด้านซอฟแวร์จะพบว่าแนวโน้มของตลาดโลกจะใช้โปรแกรมที่พัฒนาแล้วมากขึ้น ปรับปรุงให้ใช้ได้กับภาษาไทย
-ความสามารถของซอฟแวร์เหล่านั้นได้พัฒนาประสิทธิภาพให้สูงขึ้นและใช้งานได้ง่าย และสนับสนุนการทำงานทั้งที่เป็นส่วนบุคคลและกลุ่มบุคคล
ระบบสารสนเทศของ OA หรือ OIS แบ่งเป็น 4 ประเภท
1.)ระบบการจัดการด้านเอกสาร (Document Management System:DMS)
-การประมวลผลค้า
-การประมวลผลภาพ
-การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ
2.)ระบบการจัดการด้านข่าวสาร(Message Hardling System:MHS)
-โทรสาร
-E-mail
-Voice mail
3.)ระบบการประชุมทางไกล
4.)ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System:OSS)
-คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ
-การนำเสนองาน
-กระดานข่าวสาร
**********************************************************************************
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น