ทำความรู้จักจดหมายเวียน
เคยไหมที่เราจำเป็นจะต้องส่งจดหมายถึงลูกค้าหลายๆ คน โดยมีเนื้อหาในจดหมายเหมือนกัน ยกเว้นชื่อและที่อยู่ลูกค้า ถ้าคุณยังไม่เคยใช้คำสั่งในการสร้างจดหมายเวียนหรือ (Mail Merge) คุณคงใช้วิธีแก้ไขและพิมพ์ชื่อลูกค้าทีละชื่อในจดหมาย และสั่งพิมพ์ และถ้ามีลูกค้านับร้อยๆ นับพัน จะทำอย่างไร สงสัยคงต้องนั่งหน้าเครื่องคอมฯ ทั้งวันเป็นแน่ แน่นอนครับ คำสั่ง Mail Merge นี้สามารถตอบโจทย์คุณได้อย่างแน่นอน
หลักการการใช้คำสั่ง Mail Merge
- เริ่มต้นด้วยสร้างจดหมายต้นฉบับขึ้นมาก่อน (โดยเว้นในตำแหน่งของชื่อ/ที่อยู่ หรือรายละเอืยดอื่นๆ ที่ต้องการใส่เพิ่มเติม) ใน Word 2007
- สร้างไฟล์ข้อมูลอีกไฟล์หนึ่ง แนะนำให้สร้างจาก Excel 2007 จะดีกว่า เพราะกรอกข้อมูลได้ง่ายดี
- เรียกคำสั่ง MailMerge เพื่อดึงข้อมูลจาก Excel 2007 มาใส่ใน Word 2007 โดยจะมีการกำหนดหัวข้อของแต่ส่วน (Field) เช่น ส่วนชื่อ ให้ตั้งชื่อ "Name" ส่วนที่อยู่ให้ตั้งเป็น "Address" เป็นต้น
- สั่งพิมพ์และแสดงผลลัพธ์
วิธีการใช้คำสั่ง Mail Merge
- เริ่มต้นสร้างจดหมายเวียน Word 2007 บันทึกไฟล์ไว้
- สร้างไฟล์ข้อมูลจาก Excel 2007 บันทึกไฟล์ไว้
- กลับมาที่ Word 2007 คลิกเลือกแท็ป Mailings คลิกไอคอน "Start Mail Merge"
- คลิกเลือก Letters
- คลิกไอคอน "Select Recipients" เลือก "Use Existing List"
- เลือกที่อยู่ที่เก็บไฟล์ Excel
- จะมีหน้าต่างให้เลือกว่าจะเลือก Sheet ไหน (ปกติก็น่าจะเป็น Sheet1) คลิกปุ่ม OK
- คลิกปุ่ม "Insert Merge Field" จะเห็นว่ามีให้เลือกเป็น Name, Address
- วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่ต้องการ เลือก Name ในหัวข้อ เรียน จะมีคำว่า "<<Name>>" ซึ่งเราเรียกว่า "Field Name" แสดงให้เห็น
- ทดสอบผลลัพธ์โดยคลิกไอคอน "Finish & Merge" และเลือกคสั่ง "Edit Individual document" เลือก "All"
- โปรแกรมจะแสดงหน้าเอกสารใหม่ที่มีการรวมชื่อของลูกค้าให้อัตโนม้ติ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น